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An der Schnittstelle von Gremienbüro und dem Büro des Rektorats suchen wir ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit (29,87 Std./Wo. = 75,00 %) eine/n engagierte/n

Verwaltungsangestellte/n (m/w/d)

Die Stelle ist befristet bis zum 31.12.2027.

Umfang: Teilzeit
Dauer: befristet
Beginn: nächstmöglich
Bewerben bis: 04.12.2022

Ihre Aufgaben:

  • In Abstimmung mit den zuständigen Referent/innen organisieren und begleiten Sie administrativ die Sitzungen des Hochschulrats sowie der Universitätskommissionen.
  • Sie organisieren die operativen Abläufe der Gremienwahlen in enger Zusammenarbeit mit der zuständigen Referentin und unterstützen insbesondere die Einführung von Online-Wahlen.
  • Sie organisieren selbstständig das Kontaktmanagement im Büro des Rektorats und sind verantwortlich für die Pflege, Aktualisierung und Weiterentwicklung der CRM-Datenbank.
  • Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben im Büro des Rektorats und im Gremienbüro.

Ihr Profil:

  • Sie haben eine Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst erfolgreich abgeschlossen und verfügen über mehrjährige einschlägige Berufserfahrung.
  • Sie sind sicher im Umgang mit gängiger Office-Software (Word, Outlook, Power Point, Excel, Sharepoint etc.); idealerweise auch im Umgang mit gängigen CRM-Tools sowie Gremienmanagement-Softwarelösungen. Insgesamt bringen Sie eine hohe EDV-Affinität und die Bereitschaft mit, sich in neue Programme und Anwendungen einzuarbeiten.
  • Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung in der organisatorischen Betreuung von Gremien und/oder in der Durchführung von Wahlen.
  • Ihre Arbeitsweise ist dienstleistungsorientiert und durch ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Teamfähigkeit geprägt.
  • In Ihrer Kommunikation nach innen und außen treten Sie souverän, freundlich und verbindlich auf, dabei verfügen Sie über gute Englischkenntnisse und über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Wir bieten:

  • anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
  • umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • faire und flexible Arbeitszeiten sowie familiengerechtes Arbeiten
  • Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf (u.a. Betreuungsvermittlung, Ferienangebote, mobiles Kinderzimmer)
  • Sozialleistungen nach TV-L (z.B. 30 Tage Urlaub/Jahr, bezahlte Freistellung am Heiligabend und Silvester, Jahressonderzahlung, betriebl. Altersvorsorge)
  • ein abwechslungsreiches Sportangebot mit über 80 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
  • Vergünstigungen für Monatstickets bei Nahverkehrsunternehmen, Fahrradverleihsystemen und Fahrradkäufen

Weitergehende Informationen:

Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt je nach Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 8 TV-L. Weitere Informationen finden Sie hierzu unter: https://oeffentlicher-dienst.info/

Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungs­universitäten in Deutschland. Als reform­orientierte Campus­universität vereint sie in einzig­artiger Weise die gesamte Spann­breite der großen Wissenschafts­bereiche an einem Ort. Das dynamische Mit­einander von Fächern und Fächer­kulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleicher­maßen besondere Chancen zur inter­disziplinären Zusammen­arbeit.


Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Daher fördern wir die Zusammenarbeit heterogener Teams und den beruflichen Weg von Menschen, die in den jeweiligen Arbeitsbereichen unterrepräsentiert sind. Die RUB wünscht ausdrücklich die Bewerbung von Frauen. In Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind uns ebenfalls sehr willkommen.

Ansprechpartner/in für weitere Informationen:

Susanne Schult, Tel.: +49 234 32 22923
Kristine Wiebe, Tel.: +49 234 32 24839

Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verdienstausfall bzw. sonstige Bewerbungskosten für Vorstellungsgespräche können leider nicht erstattet werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe der ANR 1250 bis zum 04.12.2022 per E-Mail als eine pdf-Datei an folgende Adresse: Dezernat1@uv.ruhr-uni-bochum.de

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