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Fakultät für Physik und Astronomie:
Astronomisches Institut I AIRUB 


Wir suchen zum 01.04.2025 unbefristet in Teilzeit, Vollzeit (39,83 Std./Woche; 2 * 19,915 Std./Woche) eine

Teamassistenz im Sekretariat (m/w/d)

Am Astronomischen Institut der Ruhr-Universität Bochum (AIRUB) forschen mehrere Lehrstühle/Arbeitsgruppen in den Bereichen Multiwellenlängen-Astrophysik, Kosmologie, Galaxienevolution und Radioastronomie. Zusammen mit dem Lehrstuhl Theoretische Physik IV bildet das AIRUB den Schwerpunkt Astrophysik/Astronomie in Forschung und Lehre.

Umfang: Teilzeit, Vollzeit
Dauer: unbefristet,
Beginn: zum 01.04.2025
Bewerben bis: 24.11.2024

Ihre Aufgaben:

  • Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie z.B. hochschulinterne Kommunikation und Korrespondenz, Terminplanung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen und Gastaufenthalten
  • Führung und Überwachung der Lehrstuhlfinanzen (Kontoführung, Mittelverwaltung, Buchungsüberwachung, Kostenkalkulationen und - aufstellungen, Mittelabruf, fristgerechte Erstellung von Verwendungsnachweisen)
  • Projektmanagement von nationalen und internationalen Mittelgebern (DFG-Projekte, EU-Projekte, BMBF, ...)
  • Organisation und Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Mittelverwaltung, Ausschreibungen, Neueinstellungen, Verlängerungen, Finanzierungsänderungen)
  • Organisation, Durchführung und Überwachung von Beschaffungsvorgängen, Rechnungsbearbeitung und Inventarisierung
  • Stilsichere Erledigung sämtlicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Bearbeitung von Dokumenten (Texte, Präsentationen, Internetauftritt)
  • Unterstützung in der Organisation und Abwicklung von wissenschaftlichen Veranstaltungen und der Lehre

Ihr Profil:

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst oder mehrjährige Berufserfahrung in dem oben genannten Aufgabenbereich
  • Einschlägige Kenntnisse im Finanz-und Haushaltswesen (Buchführung, Kalkulation, Fristenkontrolle)
  • Berufserfahrung im Bereich Verwaltung/Sekretariat, speziell in der Personalsachbearbeitung und der Verwaltung von Drittmitteln ist wünschenswert
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Schrift und Wort, Stilsicherheit
  • Sehr guter Umgang mit Standard-Software für Verwaltungsaufgaben (z.B. Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Mail Programme)
  • Erfahrung im Bereich "Digitales Daten-und Dokumentenmanagement" einschließlich integriertem Finanz- und Buchungssystem ist wünschenswert
  • Selbständige und verantwortungsbewusste Wahrnehmung der Aufgaben und proaktive Serviceorientierung
  • Organisationsgeschick, Zeitmanagement, hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit
  • Freundliches Auftreten
  • Bereitschaft zur aktiven Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen

Wir bieten:

  • Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Ein abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
  • Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe
  • 30 Tage Urlaub/Jahr
  • Freistellung mit Gehalt am Heiligabend und Silvester
  • Jahressonderzahlung
  • Betriebliche Altersvorsorge

Weitergehende Informationen:

Die Beschäftigung erfolgt im Angestelltenverhältnis und richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E 8 - E 9a TV-L.

Weitere Informationen finden Sie hierzu unter https://oeffentlicher-dienst.info/.

Der Dienstort ist die Ruhr-Universität Bochum.

Sollten Sie Interesse an dieser Stelle haben, senden Sie bitte Ihre Bewerbungsunterlagen einschließlich Ihrer Qualifikationsnachweise zu und teilen uns bitte Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin mit.

Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungs­universitäten in Deutschland. Als reform­orientierte Campus­universität vereint sie in einzig­artiger Weise die gesamte Spann­breite der großen Wissenschafts­bereiche an einem Ort. Das dynamische Mit­einander von Fächern und Fächer­kulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleicher­maßen besondere Chancen zur inter­disziplinären Zusammen­arbeit.


Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Daher fördern wir die Zusammenarbeit heterogener Teams und den beruflichen Weg von Menschen, die in den jeweiligen Arbeitsbereichen unterrepräsentiert sind. Die RUB wünscht ausdrücklich die Bewerbung von Frauen. In Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind uns ebenfalls sehr willkommen.

Ansprechpersonen für weitere Informationen:

Prof. Dr. Hendrik Hildebrandt, Tel.: +49 234 32 24019

Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verdienstausfall bzw. sonstige Bewerbungskosten für Vorstellungsgespräche können leider nicht erstattet werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe der ANR 3894 bis zum 24.11.2024 über unser Online-Bewerbungsportal

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