Dezernat 3 - Personal und Recht :
Geschäftszimmer

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Vollzeit (39,83 Std./Woche) eine

Assistenz (m/w/d) der Leitung des Dezernats 3 (Personal und Recht)

Das Dezernat 3 (Personal und Recht) mit seinen ca. 80 Beschäftigten in 8 Abteilungen unterstützt und berät die Hochschulleitung sowie die Beschäftigten und die für diese verantwortlichen Führungskräfte bei Anliegen und Fragen der Personalverwaltung von der Ausschreibung und Einstellung bis zur Zeugniserstellung.

Die Assistenz arbeitet eng und vertrauensvoll mit der Dezernatsleitung zusammen, indem sie diese bei der Steuerung des Dezernats entlastet und unterstützt.

Umfang:	Vollzeit
Dauer:	unbefristet,
Beginn:	zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis:	17.07.2026

Ihre Aufgaben:

Terminkoordination und -management: Priorisierung, Strukturierung und Planung der Termine der Dezernatsleitung einschl. Vor- und Nachbereitung; Management von Kollaborationstools; Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
Bürokommunikation und Vorgangsmanagement: Management der E-Mail-Kommunikation der Dezernatsleitung und Bearbeitung der daraus resultierenden Vorgänge; Bearbeitung vertraulicher Vorgänge, telefonische Kommunikation in deutscher und englischer Sprache; Dokumentenmanagement der Dezernatsleitung
Ressourcenmanagement: Administration der Finanzstellen, der technischen Ausstattung und des Mobiliars des Dezernats; Administration von Bestellungen und Rechnungen; Erstellen von Berichten und Auswertungen für die Dezernatsleitung; Betreuung des Besprechungsraums sowie der Teeküche
Projektunterstützung: Mitarbeit bei universitären Verwaltungs- und Organisationsprojekten, Recherche und Aufbereitung von Informationen, Erstellung von Unterlagen für Termine

Ihr Profil:

einschlägige verwaltungsbezogene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger, ebenfalls einschlägiger Berufserfahrung oder abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder FH-Diplom), vorzugsweise in Verwaltungs-, Wirtschafts- oder Sozialwissenschaften
sehr gute Kenntnisse von digitalen Arbeitsmitteln für die Bürokommunikation (E-Mail, Telefonie, Kollaborationswerkzeuge)
sehr gute Kenntnisse von MS-Office-Produkten (Word, Excel, Powerpoint)
Qualitätsbewusstsein und Ergebnisorientierung
Diskretion, Belastbarkeit und ein sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement
hohe Eigenständigkeit und Verantwortung
hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
souveränes Auftreten im Umgang mit Führungskräften
sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Wir bieten:

Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
Zusammenarbeit in einem engagierten und wertschätzenden Team
Eine qualifizierte Einarbeitung
Eine Beschäftigung an einer der größten Universitäten Deutschlands im Verbund der Universitätsallianz Ruhr
Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Möglichkeiten der ortsflexiblen Arbeit (mobile Arbeit und Telearbeit)
Betriebliche Altersvorsorge
Jahressonderzahlung
30 Tage Urlaub/Jahr
Freistellung mit Gehalt am Heiligabend und Silvester
Ein abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe

Weitergehende Informationen:

Die Beschäftigung erfolgt im Angestelltenverhältnis und richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L). Bitte geben Sie bei der Bewerbung Ihre Gehaltswünsche an.

Weitere Informationen finden Sie hierzu unter https://oeffentlicher-dienst.info/.

Der Dienstort ist die Ruhr-Universität Bochum.

Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungsuniversitäten in Deutschland. Als reformorientierte Campusuniversität vereint sie in einzigartiger Weise die gesamte Spannbreite der großen Wissenschaftsbereiche an einem Ort. Das dynamische Miteinander von Fächern und Fächerkulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleichermaßen besondere Chancen zur interdisziplinären Zusammenarbeit.

Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Daher fördern wir die Zusammenarbeit heterogener Teams und den beruflichen Weg von Menschen, die in den jeweiligen Arbeitsbereichen unterrepräsentiert sind. Die RUB wünscht ausdrücklich die Bewerbung von Frauen. In Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind uns ebenfalls sehr willkommen.