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Für das Sekretariat des Lehrstuhls für physikalische Chemie suchen wir ab dem ab dem 01.10.2022 unbefristet in Teilzeit (19,915 Std./Wo. = 50,00 %) eine*n

Verwaltungsangestellte*n (m/w/d)

Die Fakultät für Chemie und Biochemie der Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der größten und renommiertesten Ausbildungsstätten und Forschungsinstitutionen in Deutschland. Am Lehrstuhl für physikalische Chemie I der Ruhr-Universität Bochum werden die physikalischen und chemischen Eigenschaften von Atomen und Molekülen auf Metalloberflächen erforscht. Die Messungen werden mit oberflächensensitiven Methoden im Ultrahochvakuum durchgeführt.

Als Verwaltungsangestellte*r (m/w/d) erledigen Sie selbstständig und zuverlässig alle anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten für den Lehrstuhl.

Umfang: Teilzeit
Dauer: unbefristet
Beginn: 01.10.2022
Bewerben bis: 15.07.2022

Ihre Aufgaben:

  • Selbstständige Organisation und Führung des Sekretariats: Terminplanung, Reiseorganisation und -abrechnung
  • stilsichere Korrespondenz mit nationalen und internationalen Partner*innen (auch in englischer Sprache) Sitzungsvorbereitungen und Gästebewirtung
  • Postein- und ausgang, Ausschreibungen, Verwaltung der Krank- und Gesundmeldungen
  • Urlaubsverwaltung Verwaltung der Haushalts- und Drittmittelfinanzstellen (Mittelverwaltung, Mittelabrufe und Berichte, Kontoführung, Buchungsüberwachung)
  • Erstellen von Rechnungen Bestellungen, Rechnungsbearbeitung
  • Organisation und Überwachung von Beschaffungsvorgängen unter Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien
  • Inventarisierung Personalangelegenheiten (Einstellungen, Vertragsverlängerungen und -änderungen, Überwachung der Vertragslaufzeiten) Erledigung studentischer Angelegenheiten
  • Organisation von Seminaren/Vorlesungen mit Ankündigungen

Ihr Profil:

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst oder entsprechende Berufserfahrung
  • Gute Kenntnisse in der Buchhaltung, Berufserfahrung im Bereich Verwaltung / Sekretariat ist wünschenswert
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Stilsicherheit sowie Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sicherer Umgang mit der Standard-Bürosoftware (z. Bsp. Microsoft Office)
  • Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit
  • Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit sowie Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten, Organisationsgeschick mit gutem Zeitmanagement
  • Flexibilität Freundlicher und souveräner Umgang am Telefon und bei persönlichen Kontakten
  • Serviceorientierung Gewissenhaftigkeit, Belastbarkeit, Vertraulichkeit und Teamgeist Bereitschaft zur aktiven Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen

Wir bieten:

  • anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
  • sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten
  • ein unbefristetes Dienstverhältnis
  • Bezahlung und sonstige Sozialleistungen nach TV-L

Weitergehende Informationen:

Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt je nach Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 8 TV-L. Weitere Informationen finden Sie hierzu unter: https://oeffentlicher-dienst.info/

Gewünschte Arbeitszeit: Vor- und Nachmittags im Wechsel an fünf Tagen in der Woche, 09:00 -13:00 Uhr und 12:30 - 16:30 Uhr

Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungs­universitäten in Deutschland. Als reform­orientierte Campus­universität vereint sie in einzig­artiger Weise die gesamte Spann­breite der großen Wissenschafts­bereiche an einem Ort. Das dynamische Mit­einander von Fächern und Fächer­kulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleicher­maßen besondere Chancen zur inter­disziplinären Zusammen­arbeit.


Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Daher fördern wir die Zusammenarbeit heterogener Teams und den beruflichen Weg von Menschen, die in den jeweiligen Arbeitsbereichen unterrepräsentiert sind. Die RUB wünscht ausdrücklich die Bewerbung von Frauen. In Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind uns ebenfalls sehr willkommen.

Ansprechpartner/in für weitere Informationen:

Frau Pia Hey, Tel.: +49234 32 25529

Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verdienstausfall bzw. sonstige Bewerbungskosten für Vorstellungsgespräche können leider nicht erstattet werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe der ANR 505 bis zum 15.07.2022 per E-Mail an folgende Adresse: sekretariat@pc.rub.de

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