Fakultät für Physik und Astronomie:
Experimentelle Hadronenphysik und Prüfungsamt
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt
befristet in Teilzeit
(19,915 Std./Woche = 50 %, davon 0,5 Stelle im Prüfungsamt und 0,5 Stelle im Bereich Experimentelle Hadronenphysik)
eine
Teamassistenz/Sekretariat (m/w/d)
Im Bereich Experimentelle Hadronenphysik wurde eine neue Emmy Noether-Gruppe gegründet, die von Frau Dr. Farah Afzal geleitet wird und im administrativen Bereich unterstützt werden soll. Das von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) geförderte Forschungsprojekt beschäftigt sich mit der Suche nach exotischen Teilchen, sogenannten Hybridmesonen, mit Hilfe des GlueX-Experiments am Jefferson Lab in den USA. Das Prüfungsamt ist eine zentrale Einrichtung der Fakultät und für die ordnungsgemäße Umsetzung der Prüfungsordnungen verantwortlich. Darüber hinaus ist es die zentrale Anlaufstelle für Studierende und Lehrende im Bereich Studium und Lehre und u. a. zuständig für die Verwaltung der Prüfungsleistungen in den Studiengängen (Bachelor, Master und Promotion im Fach Physik) und die Erstellung und Pflege des Vorlesungsverzeichnisses.
| Umfang: | Teilzeit |
| Dauer: | befristet,
2 Jahre |
| Beginn: | zum nächstmöglichen Zeitpunkt |
| Bewerben bis: | 31.01.2025 |
Ihre Aufgaben:
- Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie z.B. hochschulinterne Kommunikation und Korrespondenz, Terminplanung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen und Gastaufenthalten
- Führung und Überwachung der Finanzen (Kontoführung, Mittelverwaltung, Buchungsüberwachung, Kostenkalkulationen und - aufstellungen, Mittelabruf, fristgerechte Erstellung von Verwendungsnachweisen)
- Projektmanagement von nationalen und internationalen Mittelgebern (DFG-Projekte, EU-Projekte, BMBF, ...)
- Organisation und Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Mittelverwaltung, Ausschreibungen, Neueinstellungen, Verlängerungen, Finanzierungsänderungen)
- Organisation, Durchführung und Überwachung von Beschaffungsvorgängen, Rechnungsbearbeitung und Inventarisierung
- Stilsichere Erledigung sämtlicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Bearbeitung von Dokumenten (Texte, Präsentationen, Internetauftritt)
- Unterstützung in der Organisation und Abwicklung von Veranstaltungen und der Lehre
- Mitarbeit bei der Erstellung des Vorlesungsverzeichnisses und Umsetzung in eCampus (inkl. Raumbuchungen)
- Erledigen von Aufgaben im Rahmen des Promotionsstudiengangs wie z.B. Zulassung, Terminplanung, Erstellung von Dokumenten
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung bzw. vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst bzw. mehrjährige Berufserfahrung in dem oben genannten Aufgabenbereich
- Einschlägige Kenntnisse im Finanz-und Haushaltswesen (Buchführung, Kalkulation, Fristenkontrolle)
- Berufserfahrung im Bereich Verwaltung/Sekretariat, speziell in der Personalsachbearbeitung und der Verwaltung von Drittmitteln ist wünschenswert
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Schrift und Wort, Stilsicherheit
- Sehr guter Umgang mit Standard-Software für Verwaltungsaufgaben (z.B. Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Mail Programme)
- Erfahrung im Bereich "Digitales Daten-und Dokumentenmanagement" einschließlich integriertem Finanz- und Buchungssystem ist wünschenswert
- Selbständige und verantwortungsbewusste Wahrnehmung der Aufgaben und proaktive Serviceorientierung
- Organisationsgeschick, Zeitmanagement, hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit
- Freundliches Auftreten
- Bereitschaft zur aktiven Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen
Wir bieten:
- Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Ein abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
- Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe
- 30 Tage Urlaub/Jahr
- Freistellung mit Gehalt am Heiligabend und Silvester
- Jahressonderzahlung
- Betriebliche Altersvorsorge
Weitergehende Informationen:
Die Beschäftigung erfolgt im Angestelltenverhältnis und richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E8 TV-L.
Weitere Informationen finden Sie hierzu unter https://oeffentlicher-dienst.info/.
Der Dienstort ist die Ruhr-Universität Bochum.Sollten Sie Interesse an der Stelle haben, laden Sie bitte Ihre Bewerbungsunterlagen einschließlich Ihrer Qualifikationsnachweise sowie einer Aussage über Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin in einer einzigen pdf-Datei hoch.
Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungsuniversitäten in Deutschland. Als reformorientierte Campusuniversität vereint sie in einzigartiger Weise die gesamte Spannbreite der großen Wissenschaftsbereiche an einem Ort. Das dynamische Miteinander von Fächern und Fächerkulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleichermaßen besondere Chancen zur interdisziplinären Zusammenarbeit.
Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Daher fördern wir die Zusammenarbeit heterogener Teams und den beruflichen Weg von Menschen, die in den jeweiligen Arbeitsbereichen unterrepräsentiert sind. Die RUB wünscht ausdrücklich die Bewerbung von Frauen. In Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind uns ebenfalls sehr willkommen.
Ansprechpersonen für weitere Informationen:
Dr. Masha Gerding,
Tel.: +49 234 32 23281
Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verdienstausfall bzw. sonstige Bewerbungskosten für Vorstellungsgespräche können leider nicht erstattet werden.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe der ANR 4132 bis zum 31.01.2025 über unser Online-Bewerbungsportal
Online-Bewerbung
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